Von der Recherche zum fertigen Brief: der komplette Ablauf
Der Weg von einem neuen Lead zum versandfertigen Brief umfasst typischerweise fünf Schritte: Lead anlegen, Recherche zum Unternehmen durchführen, daraus einen Aufhänger und Brieftext ableiten, den Entwurf prüfen und freigeben, und den Brief DIN-5008-konform mit QR-Code für Export und Versand aufbereiten.
Schritt 1: Lead anlegen
Am Anfang steht die Erfassung der Grunddaten: Unternehmensname, Ansprechpartner, Adresse und — sofern relevant — die Website. Diese Daten lassen sich manuell erfassen, aus einer CSV-Datei importieren oder direkt aus einem angebundenen CRM übernehmen.
Schritt 2: Recherche
Im nächsten Schritt wird das Unternehmen recherchiert — je nach Zielsetzung entweder allgemein (Presse, Stellenanzeigen, Expansion) oder gezielt zur eigenen Website (Aktualität, mobile Optimierung, Impressum). Diese Recherche kann manuell erfolgen oder durch ein KI-gestütztes Tool in Sekunden statt Minuten pro Lead.
Schritt 3: Aufhänger und Brieftext
Aus den Rechercheergebnissen wird ein konkreter Aufhänger destilliert, der als roter Faden für den eigentlichen Brieftext dient. Ein Copywriting-Framework — etwa TAPSA oder AIDA — strukturiert, wie Aufhänger, Problem, Lösung und Handlungsaufruf logisch aufeinander aufbauen.
Schritt 4: Prüfen und freigeben
Auch bei KI-gestützter Erstellung sollte ein Mensch den finalen Entwurf prüfen — insbesondere, ob der Aufhänger tatsächlich zutrifft und der Ton zur Zielperson passt. Kleinere Anpassungen lassen sich hier direkt vornehmen.
Schritt 5: DIN-5008-Export und Versand
Zuletzt wird der Brief als druckfertiges, DIN-5008-konformes Dokument mit korrekt positioniertem Anschriftfeld, Faltmarken und individuellem QR-Code exportiert — entweder als Sammel-PDF für den Seriendruck oder als einzelne Dateien pro Empfänger, je nach gewünschtem Versandweg.
Häufige Fragen
Mit KI-gestützter Recherche und Texterstellung reduziert sich der Prozess auf wenige Minuten pro Lead inklusive menschlicher Prüfung — rein manuell kann derselbe Ablauf 30 bis 60 Minuten dauern.
Ja, der generierte Entwurf sollte immer als Ausgangspunkt verstanden werden, der sich vor dem Versand noch manuell verfeinern lässt.